随着组织文档需求的变化，SharePoint可以作为一个协作中心，供各种人通过同一文档来满足他们的需求。以一个方案的示例为例，其中将对员工的评估发送给人力资源部门以及员工上司，同时还要保存一份副本以备将来之用。在这种情况下，同一文档的三个不同副本存在于多个位置，使可用数据空间变得混乱。使用Sharepoint文档库，您可以通过简单地将文档上载到共享库并授予所需人员的共享访问权限来实现。

首先，您需要创建一个简单的Sharepoint文档库，其中包含所需的列以及可以存储文件共享URL的特定列。然后，转到“设置”中的“版本设置”以启用“提交项目的内容批准”，以防止未经授权的编辑。现在，由于公司文档非常敏感，我们可以添加一些额外的安全措施来做得很好。为此，请在设置页面上打开“此文档库的权限”选项。在打开的页面中，点击“停止继承权限”选项。

现在您的文档库已准备就绪，可以从系统上载您选择的任何文件。要与其他人共享此文件，请单击共享选项，这将打开一个包含您的共享URL的迷你窗口。您可以在此处和其他地方修改文件编辑权限。此共享网址不’只要将文件上传到您的文档库中，就可以进行更改，这样任何人都可以随时访问它。建议您取消选择“允许编辑’您可以通过打开组织中的“带有链接的人’ option.

现在，您可以将此文件发送给其他人查看之前，还需要注意其他一些事项。选择文件并从屏幕右侧修改其元数据。在这里，您可以查看文件的批准状态，该文件应处于待处理状态。当您新上传文件时，文件的待处理状态（默认情况下为待处理）意味着可以访问其URL的人可以’没看到。对于曾经批准但后来又进行了一些更改的文件，现在它们的状态为待定，人们只能在更改之前看到版本。

要使文件对其他人可见，您需要单击文件名旁边的三个点图标，然后向下滚动到其中的更多选项，您将在其中看到批准/拒绝选项。选择此选项将使文件对具有共享URL或直接访问库的用户可见。现在，您只需要向团队简要说明工作原理，文件状态就会发生变化。然后，您可以简单地为每个需要它们的人提供可共享的URL。

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